Hvordan opprette og holde et møte?
Møter kan opprettes både for styret og for komitéer.
- Møter for styret opprettes under "Styrearbeid --> Møter"
- Møter for komitéer opprettes fra deres komitérom under "Moduler --> Komitéarbeid"
Når du har trykket inn i "Styrearbeid --> Møter", eller i et komitérom, opprettes et nytt møte ved å klikke på den grønne "+"-knappen øverst til venstre i listen over møter.
1. Generell info
Første steg er å legge in generell info om møtet som tittel, dato, adresse, etc.
Tittel, dato, start- og sluttid er obligatorisk.
Når ønsket info er lagt inn klikk blå "Lagre"-knapp for å gå videre til neste steg.
2. Velg møtedeltakere
Styreportalen foreslår møtedeltakere ut fra hvem som er registrert i styret/komitéen du oppretter møtet under i boksen til høyre.
Under denne finner du også en liste over alle personer i natteravngruppen.
Det er mulig å søke etter personer i begge disse listene.
For å legge til en person i møtet kan du:
- Klikke på "+"-knappen bak navnet til personen
- Dobbeltklikke på navnet deres
- Dra profilbildet til personen over i listen "Deltakere"
Man kan fjerne personer fra deltakerlisten ved å trykke på profilbildet deres i deltaker listen
Når deltakere er lagt inn trykk blå "Neste"-knapp får å gå videre til nest steg.
3. Sette opp agenda
Nå er det tid for å sette opp agenda/saksliste til et møte.
Det er tre måter man kan legge inn saker på et møte:
- Legge inn et forslag til en sak
- Legge inn en åpen sak
- Opprette en ny sak
Når man er ferdig å legge inn og redigere saker trykk blå "Ferdigstill møte"-knapp nede til høyre.
Opprette en ny sak
Du oppretter en helt ny sak ved å trykke på sorte "+"-knappen nede i høyre hjørnet.
Du kan så legge inn tittel, sakstype, beskrivelse, og tildele saken til en person. Bare tittel er obligatorisk.
Husk å trykke "Lagre" nede til høyre for å opprette saken.
Legge inn en åpen sak
I listen til høyre finner du saker som fortsatt er åpne fra tidligere møter.
Disse kan legges til dette møtet ved:
- Dobbelt-trykk på sakstittelen
- Dra saken fra listen "Åpne saker" over til "Agenda"
Legge inn et forslag til en sak
Forslag til saker er en egen type saker som skal gjentas på nesten alle møter. Disse kan ikke åpnes og lukkes på samme måte som andre saker.
Man kan legge til disse sakene i møtet på samme måter som andre saker:
- Dobbelt-trykk på sakstittelen
- Dra saken fra listen "Åpne saker" over til "Agenda"
Redigere, opprette og slette forslag til saker
Forslag til en sak kan også redigeres ved å trykke på de tre prikkene til høyre for tittelen "Forslag til saker":
- Trykk på "Opprett ny sak" i nedre høyre hjørnet for å opprette en ny forslags-sak.
- Trykke på "-" knappen bak tittelen til en sak for å slette den.
- Trykk på blyanten bak navnet på en sak for å redigere saken.
Fjerne og lukke en sak fra agenda/saksliste
Du kan fjerne saker fra agenda/sakslisten ved å:
- Dobbelttrykke på tittelen til saken
- Dra saken fra agenda/sakslisten over til enten "Forslag til saker" eller "Åpne saker"
Når en sake er fjernet fra agenda kan den lukkes.
Åpne saker lukkes ved å trykke de tre prikkene bak sakstittelen under "Åpne saker" og så velge "Lukk sak":
4. Sende innkallingen
Møtet er nå ferdig opprettet og klart til å gjennomføres.
Du kan sende innkalling til møtet ved å klikke på "Send innkalling" nede til høyre.
Innkallingen blir da lagret også som en PDF inne på møtet, og møtedeltakerne får nå en innkalling på e-post.
Her svarer de inviterte møtedeltakerne om de kommer eller ikke.
Når deltakere svarer på innmeldingen vil deltakere flyttes inn i "Kommer" eller "Kommer ikke" boksene.
5. Start møtet
Bak hver av deltakerne i listen "Deltakere" til høyre er det en avkryssingsboks. Her bekrefter man hvem som faktisk er på møtet.
Når dere er klar til å starte møtet huker dere av bak navnet til personer som er til stedet, og trykke "Start møte" nede til høyre.
6. Gjennomføring av styremøtet og referatskriving
Under gjennomføringen av møtene får du opp en liste med alle sakene i møtet til høyre, og i midten får du info om saken du har åpen.
Du kan velge hvilken sak du jobber med ved å trykke på dem i listen til høyre.
I midten, under "Deltaker", får du opp tittel og beskrivelsen på saken du redigerer, deretter har du en boks merket "Referat" der du kan skrive et referat på saken.
Under referatet vises filer knyttet til saken. De kan vises og lastes ned ved å trykke på dem.
Når referat er skrevet skrevet kan du velge om du er ferdig med saken eller ønsker å lukke den. Om du ønsker å lukke saken huker du av for "Lukk denne saken" rett under referatet.
7. Sende eller last ned referat
Når alle sakene er ferdigbehandlet og det er laget et referat, vil sakene vises i listen til høyre med teksten “Referat opprettet”.
Man kan deretter sende eller laste ned et samlet referat fra møtet.
I boksen til høyre under saks-listen finner du til venstre to PDF-er. Til venstre er "Referatet" og til høyre er "Innmeldingen".
Hvis du trykker på en av PDF-ene får du valget å enten "Generere" eller "Laste ned". Om PDF-ikonet har en grå farge så er ikke den generert enda, trykk da på "Generer".
Vi anbefaler å generere ny PDF før nedlasting eller ut sendelse, slik at man er sikker på at siste endringer er tatt med i PDF-en.
Om man trykker på "Send referat" i nedre høyre hjørnet vil man sende en epost til alle deltakere på møtet med en kopi av "Referatet".
Redigering av møtet/Gå tilbake til et tidligere steg
Man kan når som helst under oppretting, utførelse, eller etter et møte gå tilbake til et tidligere steg av møtet for å redigere info.
Inne i møtet gjøres dette ved å trykke på knappene med tre prikker:
- Om du trykker på prikkene bak møte-tittelen kan redigere dato, sted, etc.
- Om du trykker på prikkene bak deltakere på møtet kan du redigere deltakere eller oppmøtet på møtet.
- Om du trykker på prikkene bak agendaen kan du redigere agenda/sakslisten.
Related Articles
Hva er "Komitéarbeid"?
Modulen for "Komitéarbeid" kan brukes til å holde oversikt over møter, sende ut info, og lagre dokumenter i et eget filarkiv for en komité. Komité-medlemmer vil ha tilgang til lignende verktøy som styret, men deres møter og filarkiv holdes separat ...Kom i gang med Styreportalen
Velkommen til Styreportalen! Styreportalen er et verktøy for enklere drift og administrasjon av deres natteravngruppe. Under finner du et par steg og info som er greit å få med seg når man først får tilgang til Styreportalen. Disse stegene er ...Hvordan opprette en komité?
Man oppretter en komité fra fanen "Oppsett --> Komitéoppsett". Inne på denne siden trykk så på den grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet. Du vil nå få opp en dialog der du kan opprette en ny komité. Fyll ut feltene her og trykk deretter på "Lagre". ...Hvordan redigere styret i natteravngruppen?
Det er viktig å holde styret i natteravngruppen oppdatert. Styret og deres kontaktinformasjon er også tilgjengelig for Natteravnsekretariatet, og blir brukt til utsendelser av info. Styret i gruppen får også tilgang til Styreportalen til ...Hvordan se og endre info om natteravngruppen?
Når deres natteravngruppe har fått tilgang til Styreportalen kan dere se og redigere info om gruppen rett i Styreportalen.no. Info og endringer gjort her blir også sendt til Natteravnsekretariatet. For å se info om natteravngruppen i Styreportalen ...
Popular Articles
Kom i gang med filarkivet
Å få orden på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver, m.m. er en sentral del av styrearbeidet i deres natteravngruppe. Med filarkivet i Styreportalen har dere en trygg og brukervennlig måte å lagre, opprette og redigere filer. Filarkivet er ...Hvordan slette en komité?
En komité kan bare slettes hvis det ikke er noen medlemmer i komitéen. Altså først gå inn i fanen "Oppsett --> Rolletildeling" å fjern alle personer fra rollene knyttet til komitéen. For mer info om se "Hvordan endre hvem som er medlem i en komité?. ...Hvordan se og endre info om natteravngruppen?
Når deres natteravngruppe har fått tilgang til Styreportalen kan dere se og redigere info om gruppen rett i Styreportalen.no. Info og endringer gjort her blir også sendt til Natteravnsekretariatet. For å se info om natteravngruppen i Styreportalen ...Hvordan redigere styret i natteravngruppen?
Det er viktig å holde styret i natteravngruppen oppdatert. Styret og deres kontaktinformasjon er også tilgjengelig for Natteravnsekretariatet, og blir brukt til utsendelser av info. Styret i gruppen får også tilgang til Styreportalen til ...Hvordan opprette og holde et møte?
Møter kan opprettes både for styret og for komitéer. Møter for styret opprettes under "Styrearbeid --> Møter" Møter for komitéer opprettes fra deres komitérom under "Moduler --> Komitéarbeid" Når du har trykket inn i "Styrearbeid --> Møter", eller i ...