Kom i gang med filarkivet
Å få orden på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver, m.m. er en sentral del av styrearbeidet i deres natteravngruppe.
Med filarkivet i Styreportalen har dere en trygg og brukervennlig måte å lagre, opprette og redigere filer.
Filarkivet er tilgjengelig for styret i deres organisasjon, men også alle komitéer får sitt eget filarkiv der de kan arbeide og arkivere sine egne filer.
Opprett filarkiv
Første gang man skal ta i bruk filarkivet må det opprettes. Dette gjøres ved å trykke på knappen "Opprett filarkiv":
Opprett filarkiv for styret:
Gå inn på "Styrearbeid --> Filer":
Opprett filarkiv for en komité:
Trykk inn på din komite under "Moduler --> Komitéarbeid" og bla litt ned på siden:
Lag dere en mappe struktur
Etter dere har opprettet et filarkiv anbefaler vi sterkt å lage en mappestruktur som dere kan bruke for å holde orden på deres filer.
Man kan alltid endre dette og flytte på filer i etterkant, men man sparer ofte tid og arbeid om man tenker over struktur før man begynner å laste opp og opprette filer.
Dere står fritt til å lage den inndelingen og strukturen dere måtte ønske, men vi anbefaler en inndeling på år og kategori.
Altså enten en mappe per år med undermapper for kategorier av dokumenter, eller en mappe per kategori med undermapper per år.
Se gjerne bilder under for eksempler:
År med undermapper for kategori
Kategori med undermapper for år
Last opp filer og mapper
Når filarkivet er blitt opprettet og dere har fått laget en ønsket mappestruktur er neste steg, for de flest natteravngrupper, å laste opp allerede eksisterende filer.
Dere kan laste opp filer og mapper til filarkivet på to måter:
- Trykk på "Laste opp"-knappen
- Dra en fil/mappe inn i filarkivet
Filen/mappen vil bli lastet opp til den mappen du nå har åpen.
Altså trykk først på den mappe du vil laste opp til i mappestrukturen til venstre slik at den blir markert.
Deretter kan du trykke "Laste opp" eller dra inn over fil/mappe.
Obs: I enkelte tilfeller kan man få vansker med opplasting av veldig mage filer samtidig. Dette varierer avhengig av størrelsen på filene, din nettleser og internettilkobling. Vi anbefaler derfor å bare laste opp en mappe av gangen, og ikke mer en 20 filer.
Om deres filarkiv er opprettet, mappe-strukturen er satt opp og eksisterende filer er blitt lagt inn, så er alt av førstegangs-oppsett ferdig.
Dere står nå fritt til å bruke filarkivet slik dere måtte ønsker, men det er tre andre funksjoner i filarkivet det er veldig greit å få med seg.
Opprette en fil
I filarkivet har man mulighet til å direkte opprette et nytt tekstdokument eller et regneark. Dette er spesielt greit om man planlegge å redigere og arbeide med dokumentet direkte i filarkivet.
Du kan opprette et nytt tekstdokument eller regneark direkte i filarkivet ved å trykke "Ny fil".
Rediger en fil
I filarkivet er det mulig å redigere eller åpne en fil. Direkte redigering av tekstdokumenter og regneark i filarkivet er en av funksjonene som betraktelig forenkler styrearbeidet i natteravngruppen.
Om man kan åpne eller redigere er avhengig av filtypen:
- Tekstdokumenter og regneark kan redigeres
- Man kan legge inn kommentarer i en PDF
- Lyd, video, og bilde kan vises/spilles av
Andre filtyper kan man ikke åpne i filarkivet. Disse må da lastes ned før man kan åpne eller redigere disse.
Det er to måter man kan åpne en fil på:
- Dobbelttrykk på filen
- Sekundær-klikk (høyre-klikk) på filen og velg "Åpen"
Redigering av teksdokument
Redigering av regneark
Kommentering av PDF
Laste ned filer og mapper
Meste parten av redigering og arbeid med dokumenter kan gjøres direkte i filarkivet, men det er noen tilfeller der man trenger å laste ned en fil.
Eks. redigering av andre formater enn tekstdokument, regneark eller PDF, eller om et dokument skal deles utenfor dere natteravngruppe.
Man har da to måter man å laste ned en fil eller en mappe på:
- Marker filen/mappen du vil laste ned og trykk "Last ned"-knappen
- Sekundær-klikk (høyre-klikk) på filen/mappen og velg "Last ned"
Er det fortsatt noe du lurer på?
Du finner enda mer info om bruk av filarkivet her: "Hvordan bruke filarkivet?"
Ta også gjerne kontakt med oss om det er spørsmål eller tilbakemeldinger.
Related Articles
Kom i gang med Styreportalen
Velkommen til Styreportalen! Styreportalen er et verktøy for enklere drift og administrasjon av deres natteravngruppe. Under finner du et par steg og info som er greit å få med seg når man først får tilgang til Styreportalen. Disse stegene er ...Hvordan bruke filarkivet?
Laste opp en fil/mappe Du kan laste opp filer og mapper til filarkivet på to måter: Trykk på "Laste opp"-knappen Dra en fil/mappe inn i filarkivet Filen/mappen vil bli lastet opp til den mappen du nå har åpen. Altså trykk først på den mappe du vil ...Hvordan redigere tilgangene til komité-roller?
I likhet med andre roller kan du bestemme hvilken tilganger som komité-roller skal gi til personer. Hvis man redigerer tilgangen til en rolle vil dette også endre tilgangene til personer i den rolle. Dette endres under "Oppsett --> Administrer ...Hvordan se og endre info om natteravngruppen?
Når deres natteravngruppe har fått tilgang til Styreportalen kan dere se og redigere info om gruppen rett i Styreportalen.no. Info og endringer gjort her blir også sendt til Natteravnsekretariatet. For å se info om natteravngruppen i Styreportalen ...Hvordan opprette en komité?
Man oppretter en komité fra fanen "Oppsett --> Komitéoppsett". Inne på denne siden trykk så på den grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet. Du vil nå få opp en dialog der du kan opprette en ny komité. Fyll ut feltene her og trykk deretter på "Lagre". ...
Popular Articles
Kom i gang med filarkivet
Å få orden på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver, m.m. er en sentral del av styrearbeidet i deres natteravngruppe. Med filarkivet i Styreportalen har dere en trygg og brukervennlig måte å lagre, opprette og redigere filer. Filarkivet er ...Hvordan slette en komité?
En komité kan bare slettes hvis det ikke er noen medlemmer i komitéen. Altså først gå inn i fanen "Oppsett --> Rolletildeling" å fjern alle personer fra rollene knyttet til komitéen. For mer info om se "Hvordan endre hvem som er medlem i en komité?. ...Hvordan se og endre info om natteravngruppen?
Når deres natteravngruppe har fått tilgang til Styreportalen kan dere se og redigere info om gruppen rett i Styreportalen.no. Info og endringer gjort her blir også sendt til Natteravnsekretariatet. For å se info om natteravngruppen i Styreportalen ...Hvordan redigere styret i natteravngruppen?
Det er viktig å holde styret i natteravngruppen oppdatert. Styret og deres kontaktinformasjon er også tilgjengelig for Natteravnsekretariatet, og blir brukt til utsendelser av info. Styret i gruppen får også tilgang til Styreportalen til ...Hvordan opprette og holde et møte?
Møter kan opprettes både for styret og for komitéer. Møter for styret opprettes under "Styrearbeid --> Møter" Møter for komitéer opprettes fra deres komitérom under "Moduler --> Komitéarbeid" Når du har trykket inn i "Styrearbeid --> Møter", eller i ...